Первинні документи можуть бути знищені з різних причин – через недбалість, випадковість або зовнішні чинники (наприклад, знищення офісу підприємства внаслідок бойових дій). Така документація часто має критичне значення, навіть якщо існують електронні аналоги або копії. У разі їх відсутності, підприємство може зазнати серйозних наслідків.
Законодавством України передбачена процедура відновлення первинних документів у разі їх втрати або знищення. Є ряд особливих положень та пільг, які діють під час воєнного стану. Відновлення знищених документів включає підготовку актів про втрату або створення нових документів на основі інформації, яка є щодо втрачених. Якщо не дотримуватись вимог по зберіганню документів, то підприємство може понести відповідальність, що передбачена законодавством. В цьому випадку вам може знадобитись податковий адвокат.
Чому важливо зберігати первинні документи?
Первинні документи є вкрай важливими для офіційного підтвердження фінансових операцій для будь-якого бізнесу, тому їх зберігання регулюється законодавством. В Україні є чіткі правила щодо обов’язкового зберігання первинних документів, що описано в Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та іншими актами.
Роль первинних документів у бухгалтерії та податковому обліку
В першу чергу, первинні документи є основою бухгалтерського та податкового обліку – вони є доказом внутрішніх операцій і підставою для оформлення бухгалтерських регістрах, складання фінансової звітності, оподаткування. Без наявності первинних документів неможливо правильно та згідно з законом виконати податкові зобов’язання, оскільки саме ці документи підтверджують витрати, доходи та інші фінансові операції підприємства.
Як діяти в разі втрати або знищення первинних документів?
У разі втрати або знищення первинних документів, підприємство повинно дотримуватись процедури та вимог законодавства. Згідно з пунктом 44.5 Податкового кодексу України, платник податків зобов’язаний протягом 5 днів письмово повідомити контролюючий орган про втрату документів. Після цього надається 90 днів для відновлення втрачених документів.
Відповідно до Положення № 88, підприємство повинно створити комісію для встановлення обставин втрати та скласти на основі розслідування акт.
Як правильно оформити відновлені документи для бухгалтерії та податкової?
- Спочатку потрібно підготувати спеціальний акт, де будуть вказані причини втрати або знищення. Після отримання всіх відновлених документів, їх повинен затвердити керівник за допомогою відповідної печатки та підпису.
- Треба уважно перевірити нумерацію та дату у відновлених документах – вона має відповідати даті їх фактичного створення.
- Всі відновлені документи треба зареєструвати в обліковій системі підприємства.
- Якщо відновлювались документи, які будуть подаватись у податкову, то треба буде повідомити, що використовуються відновлені документи.
Відповідальність за відсутність первинних документів
Є різні види відповідальності за пошкодження чи втрату первинних документів, що включає штрафи, передбачені законодавством. Частіше вони пов’язані не із самим фактом втрати, а з несвоєчасним поданням документів в податкові органи (від 510-1020 грн штрафу) або із відсутністю необхідної документації під час перевірки.
У випадку умисного знищення або фальсифікації первинних документів, можуть бути застосовані кримінальні санкції.
Якщо відновити оригінали неможливо, то можна використовувати копії або інші документи, в яких можна побачити та підтвердити основні внутрішні операції в компанії. На час дії воєнного стану, згідно з підпунктом 69.28 ПКУ, компанії, які знаходяться на територіях бойових дій або тимчасово окупованих, можуть звільнятись від відповідальності за пошкодження або відсутність первинних документів.
Рекомендується звернутися до юристів компанії Inferno Digital Law Company, якщо є ризик питань щодо відновлення документів та їх несвоєчасного оформлення. Професійні спеціалісти мають великий досвід у розв’язанні юридичних питань, пов’язаних з відновленням бухгалтерської та податкової документації.
Show on map