Головний бухгалтер в будь-якій компанії – це один із ключових співробітників, який займається майже всіма фінансовими питаннями, тому при необхідності його заміни, потрібно все робити правильно та поступово. Якщо перевести всі процеси на нового головного бухгалтера занадто швидко та без дотримання процедури, то це може вплинути на подачу звітності в податкову та банки, взаємодію з контролюючими органами, ведення документації компанії.
В такому випадку вам може знадобитись податковий адвокат.
Причини зміни головного бухгалтера
Зміна головного бухгалтера може відбуватись з різних причин, і кожна з них має свої особливості. Найпоширеніші – це звільнення фахівця за власним бажанням, вихід на пенсію, кадрові зміни на підприємстві або втрата довіри до працівника. Іноді в компанії може змінитись керівництво, яке вводить нові правила роботи та для оптимізації процесів або виявленням порушень, приймається рішення найму нового бухгалтера.
Етапи зміни головного бухгалтера
В законодавстві є регламент про роботу бухгалтера та головного бухгалтера, особливо в Законі України “Про бухгалтерський облік”, але сама процедура заміни цього працівника не передбачається, тому все покладається на керівника компанії.
Зміна головного бухгалтера – це поетапний процес, що потребує чіткого дотримання процедур та вимог законодавства. Насамперед працівнику оформляється звільнення або переведення, після цього формується спеціальна комісія для передачі справ. Комісія повинна визначати перелік документів, які треба передати новому фахівцю, встановити терміни та обсяг перевірки документації. Передача іноді потребує складання спеціального акту, який підписують бухгалтер, керівник та члени комісії.
Інвентаризацію активів не обов’язково проводити при зміні головного бухгалтера, якщо він не мав матеріальної відповідальності. Але якщо головбух відповідав за касу, то інвентаризація може бути необхідною згідно з Положенням № 879. Її проведення здійснюється на підставі окремого наказу керівника, власними силами або із залученням зовнішніх аудиторів.Далі потрібно укласти новий трудовий договір із новим фахівцем, подається повідомлення про його прийняття до податкової та оновлюються реєстраційні дані через форму № 1-ОПП впродовж 10 днів.
Наслідки для підприємства при зміні головного бухгалтера
Зміна головного бухгалтера може мати як організаційні, так і фінансові наслідки для підприємства. Новому фахівцю потрібен час для ознайомлення з обліковою політикою компанії, документацією та особливостями звітності. Це може тимчасово знизити ефективність бухгалтерської служби. Також, якщо немає можливості правильно та вчасно передати справи, є ризик втрати або помилок у фінансових даних, що може стати причиною штрафів або перевірки з боку контролюючих органів.
Важливо враховувати та репутаційні ризики, особливо якщо зміна відбувається в кризовий період або після виявлення порушень. Саме тому процес зміни бухгалтера має бути продуманий і задокументований.
Як уникнути проблем під час зміни головного бухгалтера?
- Оформити наказ про звільнення та зміну головного бухгалтера в компанії, а також в документі чітко вказати термінів передачі справ.
- Зібрати комісію із представників керівництва, юристів та аудиторів, які перевіряють всю документацію та стан справ підприємства.
- Скласти спеціальний акт, що включає повний перелік звітів, регістрів, договорів та іншого, що потрібно буде здати попередньому бухгалтеру та прийняти новому.
- Допомогти новому бухгалтеру на початку роботи, щоб уникнути помилок у звітності.
Як забезпечити безперервність бухгалтерського обліку та звітності під час зміни бухгалтера?
В першу чергу перед заміною бухгалтера, потрібно правильно організувати процес передачі справ. Керівнику або іншим спеціалістам потрібно провести детальну передачу документації і встановити точні терміни зміни спеціалістів. Також треба провести перевірку всіх облікових документів та звітів. Новому бухгалтеру потрібно підготувати посадову інструкцію, ознайомити його з обліковою політикою та процедурами підприємства.
Кращим рішенням буде прийняття на посаду бухгалтера нового фахівця, який поступово проаналізує роботу головного бухгалтера, документацію та обліки, а після звільнення головбуха, новий бухгалтер переводиться на його посаду.
Також рекомендовано завчасно звертатися до юристів, які допоможуть правильно та згідно з законодавством замінити головного бухгалтера. Компанія Inferno Digital Law Company займається наданням юридичних послуг, надає послуги бухгалтера у Львові, виконує оформлення правових документів та захищає інтереси підприємства перед державними органами.
Показати на карті